Przeszukanie – jak przebiega i jakie są złote zasady kontaktu z organami ścigania

Prowadzenie biznesu wiąże się z ryzykiem, że firma znajdzie się w centrum zainteresowania organów ścigania. Kontrole ze strony różnych instytucji, takich jak KAS, UOKiK, czy też niezapowiedziane wizyty funkcjonariuszy w firmie, stanowią nieodłączną część prowadzenia biznesu. Nieświadome wplątanie się w tzw. "karuzelę VAT", sygnały o manipulacjach w przetargach lub nieuczciwe praktyki pracowników mogą prowadzić do niespodziewanych kontroli lub przeszukania w spółce. Jednakże fakt ten nie świadczy o tym, że firma również jest uwikłana w przestępstwo. Nasi adwokaci specjalizujący się w tym obszarze oferują kompleksową pomoc naszym klientom w trakcie przeszukań. Dlatego w tym wpisie omówimy, jak efektywnie chronić interesy firmy oraz pracowników podczas kontaktów z organami ścigania. 

Spis treści: 

1.     Przeszukanie
   1. Co może podlegać zatrzymaniu?
   2. Czego najczęściej szukają funkcjonariusze? 
   3.  Zakończenie przeszukania
   4. Czy zawsze musi dojść do przeszukania?
   5. Czy do przeszukania można się przygotować? 
2. Zasady komunikacji z organami ścigania
   1. Responsywność
   2. Transparentność
   3. Proaktywność

1. Przeszukanie

Przeszukanie może zostać przeprowadzone w każdej sprawie karnej i stanowi czynność niezapowiedzianą. Podstawę do jego przeprowadzenia jest postanowienie wydane przez uprawniony organ prowadzący postępowanie w danej sprawie. W postanowieniu powinny znaleźć się informacje o jednostce prowadzącej postępowanie, sygnatura sprawy, cel  oraz miejsce przeszukania, a także żądanie do dobrowolnego wydania wyszczególnionych rzeczy, z zastrzeżeniem, że niewykonanie żądania będzie skutkować przeszukaniem oraz ich przymusowym odebraniem. Przeszukania najczęściej dokonują funkcjonariusze policji, prokuratura, CBA, KAS lub ABW.

Przed przystąpieniem do czynności funkcjonariusze zobowiązani są do wylegitymowania się, poinformowania o celu przeszukania oraz okazania dokumentu uprawniającego do przeprowadzenia przeszukania, tj. postanowienia o przeszukaniu. 

W przypadku niecierpiącym zwłoki, a zatem wtedy kiedy oczekiwanie na decyzję prokuratora lub sądu może spowodować utratę dowodu lub możliwości skutecznego dokonania zajęcia rzeczy możliwe jest przeprowadzenie czynności przeszukania bez wydania postanowienia. W takiej sytuacji funkcjonariusze będą uprawnieni do przeszukania pomieszczeń w oparciu o legitymację służbową lub nakaz wydany przez kierownika danej jednostki np. policji. Wówczas, czynności przeszukania wymagają zatwierdzenia przez prokuratora lub sąd w terminie 7 dni.

1.1. Co może podlegać zatrzymaniu?

Przy przeszukaniu zazwyczaj dochodzi do zatrzymania rzeczy mogących stanowić dowód w sprawie, które:  

• służyły lub były przeznaczone do popełnienia przestępstwa;
• zachowały na sobie ślady przestępstwa;
• pochodzą bezpośrednio lub pośrednio z przestępstwa;
• mogą służyć jako środek dowodowy do wykrycia sprawcy czynu lub ustalenia przyczyn okoliczności przestępstwa albo których posiadanie bez zezwolenia jest zabronione.

Dodatkowo, funkcjonariusze mogą zatrzymać rzeczy podlegające zajęciu w celu zabezpieczenia kar majątkowych, środków karnych o charakterze majątkowym, przepadku, środków kompensacyjnych albo roszczeń o naprawienie szkody np. pieniędzy. 

Jeśli w trakcie przeszukania zostaną zatrzymane dokumenty zawierające informacje niejawne lub objęte tajemnicą przedsiębiorstwa należy o tym poinformować funkcjonariuszy, którzy będą zobowiązani do właściwego ich zabezpieczenia. Funkcjonariusze nie będą mogli zapoznać się z ich treścią i będą zobowiązani przekazać dokumenty bezpośrednio do właściwej jednostki prokuratury lub sądu. 

1.2. Czego najczęściej szukają funkcjonariusze? 

W postępowaniach z obszaru tzw. white collar crime, funkcjonariusze poszukują przede wszystkim dokumentów oraz urządzeń elektronicznych i nośników danych, takich jak dyski twarde i pendrive'y. Wówczas funkcjonariusze zabezpieczają całe urządzenia, aby dokonać kopii binarnych danych. Po wykonaniu kopii danych urządzenia stają się zbędne dla celów postępowania i są zwracane właścicielowi. Warto wiedzieć, że skopiowaniu może podlegać korespondencja przesyłana za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz wiadomości SMS.

Często zdarza się, że zabezpieczone komputery, telefony i dyski są potrzebne do bieżącej działalności firmy. Dlatego w interesie przedsiębiorcy leży zabieganie o możliwie najszybsze sporządzenie kopii binarnych danych znajdujących się na tych urządzeniach, co może przyspieszyć zwrot urządzeń.

W tym celu przedsiębiorcy mogą skierować od właściwej jednostki prokuratury wniosek o sporządzenie kopii danych wraz z wnioskiem o zwrot urządzeń.

1.3. Jak kończy się przeszukanie? 

Przeszukanie kończy się sporządzeniem odpowiedniego protokołu, który przed podpisaniem przez przedstawiciela spółki powinien zostać dokładnie zweryfikowany czy odzwierciedla faktyczny przebieg zdarzenia oraz czy zawiera informacje zgodne z prawdą. Dodatkowo, tworzony jest załącznik w postaci wykazu zabezpieczonych rzeczy, który należy dokładnie zweryfikować, czy zawiera informacje o wszystkich przedmiotach, które będą podlegać zatrzymaniu. Zbyt ogólnikowa treść może w przyszłości prowadzić do sytuacji, w której organ może podważyć, czy firma rzeczywiście udostępniła określone przedmioty (dotyczy to zwłaszcza dokumentacji), lub może spowodować problemy przy ich odzyskiwaniu. 

Należy także pamiętać, że przedstawiciele firmy mogą wnieść zastrzeżenia do protokołu, zwłaszcza gdy w trakcie przeszukania funkcjonariusze dopuścili się nieprawidłowości, np. odmówiono uczestnictwa w przeszukaniu, zatrzymano rzeczy niewskazane w treści postanowienia, a także w przypadku zatrzymania przedmiotów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Na czynność przeprowadzenia przeszukania podobnie jak na postanowienie w przedmiocie zatrzymania rzeczy, osobom których prawa zostały naruszone (np. zatrzymano rzeczy należące do osoby trzeciej), przysługuje zażalenie, które należy wnieść w terminie 7 dni do sądu rejonowego, w którego okręgu toczy się postępowanie.  

1.4. Czy zawsze musi dojść do przeszukania?

Nie zawsze organy ścigania decydują się na przeprowadzenie przeszukania. W praktyce często zdarza się, że kierują do firmy pisemne wezwanie do wydania określonych w postanowieniu rzeczy. Treść żądania bywa różna, organy ścigania mogą domagać się przekazania konkretnych dokumentów, na przykład faktur VAT obejmujących transakcje z wybranym kontrahentem, lub dokumentów obejmujących określony zakres czasu, jak dokumentacja dotycząca transakcji z tym kontrahentem w latach 2019-2020. 

W takim przypadku, jeśli firma dobrowolnie wydana żądane przedmioty i będzie aktywnie współpracować z organami ścigania, może uniknąć przymusowego przeszukania. 
W przypadku braku odpowiedzi lub udzielania niepełnych i wymijających informacji, firma może spodziewać się przeprowadzenia przeszukania przez organy ścigania.

1.5. Czy do przeszukania można się przygotować? 

Gdy organy ścigania podejmują decyzję o przeprowadzeniu przeszukania, istnieją sposoby, które mogą zapewnić sprawny przebieg tej czynności oraz zminimalizować ryzyko zakłóceń w bieżącej działalności firmy. Dzięki właściwej strategii oraz przeszkoleniu personelu firma może skutecznie reagować na sytuację, minimalizując ewentualne zakłócenia i chroniąc przedsiębiorstwo w przypadku niespodziewanej wizyty funkcjonariuszy.

2. Zasady komunikacji z organami ścigania

Jeśli organy ścigania zwrócą się do firmy, niezależnie od tego, czy za pomocą pisemnego wezwania do wydania rzeczy, czy osobiste pojawienie się funkcjonariuszy w spółce, kluczowe dla interesów firmy będzie utrzymanie odpowiedniego kontaktu z organami ścigania przez cały okres postępowania. Ważne jest jednak, aby komunikacja z organami ścigania opierała się na trzech kluczowych zasadach. Działanie w oparciu o te zasady może minimalizować ryzyko organizacyjne i pozwolić na rzetelne wyjaśnienia sprawy. Praktyka bowiem pokazuje, że gdy postępowanie karne dotyczy spółki, najczęściej zarzuty stawiane są osobom z kierownictwa, takim jak członkowie zarządu, rady nadzorczej, księgowym i prokurentom. 

2.1. Responsywność

Jednym z kluczowych elementów jest opracowanie procedur właściwego reagowania na wypadek pojawienia się funkcjonariuszy w siedzibie firmy. 

• Reagowanie na wezwania oraz żądania organów ścigania.  
• Udzielanie pełnych i precyzyjnych informacji bez zbędnych opóźnień. Udostępnienie jedynie częściowych lub niekompletnych informacji (zwłaszcza dowodów rzeczowych) może skutkować koniecznością dalszych działań ze strony organów ścigania oraz budzić wątpliwości co do gotowości do współpracy, co z kolei może obniżyć poziom zaufania do firmy.

2.2. Transparentność

Kolejnym ważnym elementem jest właściwa organizacja. Spółka powinna ustanowić osoby odpowiedzialne za kontakt z organami ścigania.  

• Stworzenie zespołu reprezentującego spółkę podczas czynności przeszukania oraz wytypowanie osób, odpowiedzialnych za komunikację z organami ścigania w toku całego postępowania.  
• Przygotowanie procedury komunikacji z zarządem.  

Istotne jest również utrzymywanie właściwej relacji z organami ścigania. 

• Aktywna i profesjonalna współpraca z organami ścigania. 
• Stawiennictwo na wezwania.
• Dobrowolne wydanie wszystkich rzeczy, których zażądają organy ścigania: dokumentów, urządzeń elektronicznych itd.  Bierność może być postrzegana jako próba utrudnienia działań.  
• Ułatwianie funkcjonariuszom prowadzenia czynności (m.in. udostępnienie funkcjonariuszom odrębnego pokoju w trakcie przeszukania, zapewnienie dostępu do wszystkich pomieszczeń, pomoc działu IT w zabezpieczeniu danych elektronicznych).  
• Udzielanie rzetelnych i pełnych odpowiedzi na pytania organów ścigania. 
• Zakaz niszczenia i ukrywania dowodów  - dokumentów, telefonów, komputerów oraz innych urządzeń elektronicznych. 
• Niedopuszczalne jest również usuwanie korespondencji mailowej oraz zmienianie haseł dostępowych do kont oraz urządzeń elektronicznych. Niszczenie dowodów rzeczowych lub ingerowanie w treść dokumentów może być interpretowane jako próba zatarcia śladów.  

2.3. Proaktywność 

Aktywne uczestnictwo w postępowaniu poprzez: 

• wykazanie zaangażowania w postępowaniu, poprzez dostarczenie dodatkowych informacji lub dokumentacji wykraczającej poza zakres żądania. 
• Utrzymanie stałego kontaktu z organami ścigania, informowanie o istotnych zmianach i nowych okolicznościach mogących mieć znaczenie dla sprawy.  

Działania wewnętrzne takie jak:

• przeprowadzenie audytu oraz wewnętrznego postępowania wyjaśniającego.  
• Podejmowanie odpowiednich kroków zaradczych. 
• Przeprowadzenie analiz i zestawień danych, przydatnych dla organów ścigania. 

Stałe monitorowanie sytuacji.  

• Wykrywanie ewentualnych zagrożeń, podejmowanie działań prewencyjnych oraz szybkie reagowanie na ewentualne niezgodności.  
• Regularne monitorowanie trwającego postępowania oraz czynności podejmowanych przez organy ścigania.