Polityka i procedury antykorupcyjne

Zjawisko korupcji to poważny problem nie tylko w sferze publicznej, ale także w sferze prywatnej. Zjawisko to coraz częściej występuje zarówno na styku tych dwóch sfer, ale także między samymi przedsiębiorcami – wówczas mamy do czynienia z korupcją gospodarczą (menedżerską). Każda organizacja i przedsiębiorstwo doświadczając korupcji może gospodarczo wiele stracić. Obecnie na równi z jakością zamawianych usług czy towarów, istotna jest etyka w przedsiębiorstwie potencjalnego kontrahenta. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien postawić sobie za cel przeciwdziałanie korupcji w przedsiębiorstwie aby zminimalizować ryzyko wystąpienia jej skutków w postaci strat finansowych czy utraty zaufania klientów i partnerów biznesowych.

Czym są procedury i polityka antykorupcyjna? 

Polityka antykorupcyjna w firmie stanowi zbiór narzędzi i zasad wprowadzonych przez organizację w celu zapobiegania, wykrywania i reagowania na przypadki korupcji. Wdrożenie polityki antykorupcyjnej to ważny aspekt zarządzania przedsiębiorstwem. Procedura antykorupcyjna stanowi jedną z podstawowych procedur compliance, wdrażanych w przedsiębiorstwach, w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, zasadami etyki i innymi dobrymi praktykami rynkowymi.

Procedura antykorupcyjna określa podejście danej organizacji wobec korupcji i wyznacza zasady oraz standardy postępowania, które mają na celu minimalizowanie oraz zapobieganie korupcji w biznesie. Procedura antykorupcyjna zawiera również zasady postępowania w razie powzięcia informacji o potencjalnych lub faktycznych przypadkach korupcji w organizacji. Program antykorupcyjny obejmuje kompleksowe ujęcie działań zarówno prewencyjnych, tj. zapobiegających występowaniu zjawisk korupcjogennych (np. szkolenia, audyty), jak i skupiających się na minimalizowaniu ryzyk i strat związanych z wystąpieniem incydentu korupcyjnego w firmie.  

Z punktu widzenia zapobiegania ryzykom korupcyjnym w organizacji istotna jest regulacja kwestii dotyczących przyjmowania oraz wręczania jakichkolwiek korzyści, w tym, prezentów, przyjmowania lub wręczania zaproszeń do udziału w wydarzeniach kulturalnych lub sportowych przedstawicieli organizacji z kontrahentami oraz zasady dotyczące ewentualnego sponsoringu. Dlatego też warto rozszerzyć procedurę antykorupcyjną o regulacje wewnętrzne dotyczące polityki prezentowej oraz sponsoringu. Czasem przyjęcie lub wręczenie nawet zwyczajowych prezentów czy zaproszeń na wydarzenia kulturalne może rodzić wątpliwości z punktu widzenia przeciwdziałania korupcji. 

Jaki zakres ma polityka antykorupcyjna opracowana przez kancelarię Chmielniak Adwokaci?

Na podstawie analizy ryzyka w danej organizacji opracowujemy i wdrażamy skrojoną na miarę danej organizacji procedurę dotyczącą przeciwdziałania korupcji. Opracowana przez nas polityka antykorupcyjna pozwoli na identyfikacje jakie zachowanie jest zakazane, a jakie jest dopuszczalne. Procedura powinna regulować obowiązek powstrzymania się od zachowań, które sprzyjałyby lub prowadziły do popełnienia czynu korupcyjnego. Opracowywane przez Chmielniak Adwokaci procedury są sformułowane w sposób jasny i zrozumiały, tak aby mogły zostać skierowane do wszystkich pracowników.

Opracowywane przez nas procedury antykorupcyjne regulują:  

• zasady przeciwdziałania zjawisku korupcji w organizacji,  
• rodzaje korupcji,
• zasady identyfikacji zachowań, które stanowią lub mogą stanowić przejawy korupcji,  
• zasady identyfikacji zachowań, które podlegają wyłączeniu spod ich kwalifikowania w kategorii korupcji, w tym korzyści, z jakimi nie należy łączyć jego popełnienia,
• wskazanie i opis głównych rozwiązań prewencyjnych, zapobiegających przejawom korupcji w organizacji, 
• zasady i standardy postępowania, np.: 
  - zasady delegowania do zadań z obszarów szczególnie wrażliwych dla danej organizacji tylko ludzi o odpowiednim doświadczeniu, przy zapewnieniu maksymalnej transparentności ich działań poprzez zapewnienie nadzoru „drugiej pary oczu”, 
  - zasady postępowania w przypadku konfliktu interesów pracowników lub przedstawicieli organizacji z interesami samej organizacji, 
  - zasady dotyczące kontaktów z kontrahentami, 
  - zasady nawiązywania współpracy z osobami pełniącymi funkcję publiczne które reguluje ustawa antykorupcyjna, 
  - procedury due diligence przyszłych kontrahentów lub partnerów biznesowych, 
  - klauzula antykorupcyjna – kiedy i w przypadku jakich kontrahentów powinna być stosowana,
• procedurę zgłaszania przejawów korupcji,
• postępowanie wyjaśniające dotyczące przejawów korupcji w organizacji,  
• zasady prowadzenia cyklicznych szkoleń i działań edukacyjnych w organizacji,
• procedury prowadzenie regularnych audytów wewnętrznych mających na celu wykrywanie i zapobieganie korupcji. 

Polityka antykorupcyjna powinna uwzględniać politykę prezentową. W tym kontekście procedura powinna regulować:

• zasady przyjmowania lub wręczania prezentów oraz zaproszeń,  
• dopuszczalność przyjęcia, wręczania lub proponowania prezentów, materiałów promocyjnych, zaproszeń do wspólnego posiłku lub wydarzeń,
• w jakich przypadkach przyjęcie, wręczenie lub proponowanie korzyści, w tym prezentów nie jest dopuszczalne,
• jakich w danej organizacji prezentów nie można przyjmować ani wręczać.  

Jak przebiega proces wdrażania procedur antykorupcyjnych przez naszą kancelarię? 

Wdrożenie procedur antykorupcyjnych poprzedza szczegółowy audyt przedsiębiorstwa po kątem sprawdzenia aktualnie obowiązujących procedur i stanu ich wykonania oraz ustalenia jak duże jest ryzyko korupcyjne w danej organizacji i jak należy nim zarządzić.   

Na tej bazie zostaje przygotowana procedura antykorupcyjna skrojona na miarę danej organizacji. Procedura będzie nie tylko spełniała wymogi prawne, ale również uwzględniała specyfikę danej organizacji i wyniki audytu. 
Wdrożenie procedur antykorupcyjnych odbywa się we współpracy z przedstawicielami organizacji. Istotnym elementem wdrożenia jest szkolenie antykorupcyjne dla wszystkich członków organizacji.  

Po czasie przeprowadzamy audyty celem sprawdzenia jak funkcjonuje wdrożona procedura. W razie potrzeby dokonujemy aktualizacji procedury.