Postępowania wewnętrzne

Rosnąca świadomość prawna wśród przedsiębiorców oraz kadr zarządzających różnego rodzaju przedsiębiorstwami prowadzi do wzmożonej uwagi w zakresie zgodności danej organizacji z przepisami wewnętrznymi i prawnymi. W tym celu prowadzone są tzw. postępowania wewnętrzne, które mają na celu wykrycie ewentualnych nieprawidłowości czy nawet przestępstw w strukturze danej organizacji. Już samo prowadzenie postępowania wewnętrznego w przedsiębiorstwie może pozytywnie wpłynąć na świadomość jego członków, a to z kolei może zmniejszyć ryzyko wystąpienia w przyszłości podobnych nieprawidłowości i zachęcić innych do przestrzegania przepisów prawa oraz wewnętrznych procedur.  

Czym jest postępowanie wewnętrzne? 

Postępowanie wewnętrzne w przedsiębiorstwie to proces, w ramach którego prowadzone są badania lub analizy w celu zidentyfikowania i rozwiązania nieprawidłowości lub potencjalnych naruszeń procedur, przepisów prawa lub standardów obowiązujących w danej organizacji. Wewnętrzne postępowanie wyjaśniające jest jednym z narzędzi zarządzania ryzykiem i zapewniania zgodności, które może obejmować różne obszary działalności, takie jak finanse, prawo, zasady etyczne, bezpieczeństwo, czy kwestie kadrowe.

Co ma na celu postępowanie wewnętrzne?

Wewnętrzne postępowania wyjaśniające mają za zadanie spełnić kilka zasadniczych celów: 

1. Wykrycie i zapobieżenie nieprawidłowościom. Pomagają zidentyfikować sytuacje, które mogą prowadzić do wystąpienia nieprawidłowości, takich jak oszustwa, nadużycia, czy błędy w zarządzaniu finansami, jeszcze zanim staną się one poważnym problemem dla przedsiębiorstwa.  
2. Zabezpieczenie interesów firmy. Działania wewnętrzne pomagają przedsiębiorstwu w ochronie swojego majątku, reputacji i integralności. 
3. Ustalenie odpowiedzialności. Pozwalają na ustalenie, kto jest odpowiedzialny za nieprawidłowości lub naruszenia, co może w dalszych krokach prowadzić do podjęcia wobec tych osób odpowiednich działań o charakterze dyscyplinarnym, cywilnym lub karnym. 
4. Udoskonalanie procesów i procedur. Wyjaśniające postępowanie wewnętrzne i jego wyniki może posłużyć do poprawy procesów i procedur w organizacji, aby uniknąć powtarzających się problemów w przyszłości.  
5. Zgodność z przepisami. Pomagają przedsiębiorstwu w zachowaniu zgodności z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz standardami branżowymi. 

Postępowania wewnętrzne mają nie tylko na celu rozwiązywanie bieżących problemów, ale także budowanie wzorców postępowania na przyszłość. Poprzez identyfikację źródeł problemów i wprowadzanie odpowiednich zmian w organizacji, pomagają one w zapobieganiu powtórzeniu się nieprawidłowości oraz w ustanawianiu standardów etycznych i zgodności, które przyczyniają się do utrzymania dobrej reputacji przedsiębiorstwa. Dodatkowo, dzięki skutecznie prowadzonym postępowaniom wewnętrznym, przedsiębiorstwo może uniknąć kosztów związanych z ewentualnymi sporami prawnymi oraz karami, które mogłyby wyniknąć z naruszenia przepisów lub umów. W ten sposób prewencyjne podejście do zarządzania problemami może mieć znaczący wpływ na stabilność i sukces przedsiębiorstwa w dłuższej perspektywie czasowej.

Czy prowadzenie postępowań wewnętrznych jest obowiązkowe? 

Prowadzenie postępowań wewnętrznych w przedsiębiorstwach nie jest wymogiem prawnym i nie istnieją konkretne przepisy prawa, które nakazują ich prowadzenie ani regulują ich dokładny przebieg. Niemniej jednak, dbałość o własny biznes i dobre praktyki zarządzania powinny być wystarczającym motywatorem dla przedsiębiorców do rozważenia prowadzenia takich działań w każdym przypadku, gdy istnieje podejrzenie nieprawidłowości, nieuczciwych praktyk lub gdy zachodzi potrzeba ochrony interesów przedsiębiorstwa czy oszacowania i zminimalizowania ryzyka odpowiedzialności organizacji na zewnątrz.

Kto może prowadzić postępowanie wewnętrzne?

Postępowania wewnętrzne mogą być przeprowadzane przez specjalnie wyznaczonych pracowników lub zespoły, a ich przebieg i wyniki są zazwyczaj ściśle dokumentowane. W pracach takich zespołów często biorą udział prawnicy, w tym adwokaci. Istnieje wiele różnych rodzajów postępowań wewnętrznych, w zależności od celu i dziedziny, która jest badana, np. audyty finansowe, audyty w sprawach nadużyć podatkowych i przestępstw gospodarczych, badania przyczyn wypadków w miejscu pracy, czy oceny zgodności z zasadami etycznymi.