Ustawa o sygnalistach w polskim prawie – najważniejsze informacje

W dniu 24 czerwca 2024 r. w Dzienniku Ustaw została opublikowana ustawa o ochronie sygnalistów. Ustawa stanowi implementację Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Nowe przepisy wejdą w życie po upływie 3 miesięcy od daty publikacji, tj. 25 września 2024 r. Tyle czasu mają pracodawcy na dostosowanie swoich organizacji do nadchodzących zmian. Niewywiązanie się z obowiązków wynikających z nowych regulacji może grozić surową sankcją, dlatego warto wiedzieć kogo i w jakim zakresie dotyczą.  

Spis treści:

1. Ustawa o sygnalistach i ochrona sygnalistów – co to jest?
2. Ustawa o ochronie sygnalistów – kogo dokładnie dotyczy? 
3. Jak przygotować się na zmiany dotyczące ochrony prawnej sygnalistów?
4. Ustawa o ochronie sygnalistów – co grozi za jej nieprzestrzeganie?

1. Ustawa o sygnalistach i ochrona sygnalistów – co to jest? 

Ustawa o ochronie sygnalistów ma na celu ochronę osób zgłaszających nieprawidłowości w danej organizacji przed działaniami odwetowymi. Należy przez to rozumieć wszelkie działania represyjne dotyczące sfery zatrudnienia zgłaszającego, mogące przybierać różne formy, np. zwolnienie, obniżenie wynagrodzenia lub degradacja ze stanowiska. Nowe regulacje mają przede wszystkim zapewnić bezpieczeństwo i anonimowość sygnalistom. Zgłaszający, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych będzie miał prawo do odszkodowania.  
 
Sygnalistą może być każda osoba, która zgłasza lub publicznie ujawnia informację  o naruszeniu prawa wewnątrz przedsiębiorstwa, która to informacja została uzyskana w kontekście związanym z pracą. Może to być np. pracownik firmy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło), wspólnik lub stażysta. 
 
Zagwarantowanie anonimowości zgłaszającemu oznacza, że jego dane osobowe powinny być odpowiednio zabezpieczone przed ich ujawnieniem osobom nieupoważnionym. Zachowanie w tajemnicy tożsamości sygnalisty może stanowić wyzwanie dla osoby przyjmującej zgłoszenia, zwłaszcza gdy znajduje się w stosunku zależności służbowej wewnątrz organizacji i zachodzi ryzyko potencjalnego wywierania na nią presji przez kierownictwo. Dlatego też istotne jest oddelegowanie do tego zadania osoby, która w możliwie jak najmniejszym stopniu będzie narażona na tego rodzaju naciski i tym samym zapewni realną ochronę danych zgłaszającego. 
 
Przedmiotem zgłoszenia sygnalisty może być szeroki wachlarz naruszeń prawa, dotyczących m.in. korupcji, przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, ochrony środowiska, zdrowia publicznego i in.  

2. Ustawa o ochronie sygnalistów – kogo dokładnie dotyczy?  

Do wdrożenia procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych zobowiązani będą: 

• Przedsiębiorcy, na rzecz których według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (dotyczy to również osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych).
• Podmioty prawne wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937, niezależnie od liczby osób wykonujących na ich rzecz pracę zarobkową. 

3. Jak przygotować się na zmiany dotyczące ochrony prawnej sygnalistów?

Ustawa przewiduje trzy kanały zgłaszania nieprawidłowości:

• Zgłoszenie wewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa; 
• Zgłoszenie zewnętrzne – ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;  
• Ujawnienie publiczne – podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej (powiadomienie mediów).

Z perspektywy przedsiębiorców najistotniejszy jest kanał zgłoszeń wewnętrznych. Podstawowym obowiązkiem będzie opracowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń.  
Ustawa stawia przed przedsiębiorcami dalsze wyzwania, tj. ustalenie procedury weryfikacji przekazanych informacji oraz podjęcia kroków następczych.  
 
Prawidłowo opracowana procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna określać m.in.: 

• Osobę oddelegowaną do przyjmowania wewnętrznych zgłoszeń
• Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę (ustnie, pisemnie, mailowo)
• Sposoby dokumentowania zgłoszeń
• Obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia  
• Tryb postepowania z informacjami zgłoszonymi anonimowo
• Obowiązek podjęcia działań następczych
• Osobę upoważnioną do podjęcia działań następczych  
• Maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej

Więcej o tym, jak się przygotować do nadchodzących zmian przeczytasz tutaj. Chociaż przepisy ustawy o ochronie sygnalistów zaczną dopiero obowiązywać, do tej pory szereg dużych podmiotów wdrażało w swoich organizacjach uregulowania compliance (w tym w zakresie ochrony sygnalistów). Realizowaliśmy już takie wdrożenia u naszych klientów, w tym u dużych spółek kapitałowych.
 

4. Ustawa o ochronie sygnalistów – co grozi za jej nieprzestrzeganie?

Przedsiębiorcom, którzy pomimo ustawowego obowiązku nie ustanowią procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanawia ją, ale z istotnym naruszeniem wymogów wnikających z ustawy, grozi kara grzywny. Surowsze kary grożą za ujawnienie tożsamości sygnalisty. Będzie za to grozić kara do roku pozbawienia wolności. Dlatego tak ważne jest staranne zaprojektowanie systemu dokonywania zgłoszeń, tak aby zapewniał pełną anonimowość i stanowił gwarancję profesjonalizmu.