Nierzetelne faktury i odmowa prawa do odliczenia VAT – kiedy faktura może zostać zakwestionowana i jak się bronić?

Nierzetelne faktury to jedno z najczęściej występujących i zarazem najbardziej problematycznych zagadnień w obszarze rozliczeń podatkowych polskich przedsiębiorców.

Jeżeli w łańcuchu dostaw pojawi się podmiot, który dopuścił się nieprawidłowości podatkowych, konsekwencje mogą dotknąć również uczciwego podatnika, który nie miał pojęcia o oszustwie.

Odmowa prawa do odliczenia VAT naliczonego z zakwestionowanych faktur oznacza nie tylko konieczność zapłaty zaległego podatku z odsetkami, ale również ryzyko nałożenia sankcji VAT, a nawet wszczęcia postępowania karnego skarbowego.

Kiedy organ podatkowy może zakwestionować fakturę?

Organ podatkowy może zakwestionować fakturę i odmówić prawa do odliczenia VAT w wielu sytuacjach.

Faktura nie będzie stanowić podstawy do odliczenia podatku naliczonego m.in. wówczas, gdy:

• została wystawiona przez podmiot nieistniejący,
• faktura stwierdza czynności, które nie zostały dokonane,
• podaje kwoty niezgodne z rzeczywistością,
• potwierdza czynności pozorne lub sprzeczne z ustawą albo mające na celu obejście przepisów.

Nierzetelne faktury obejmują przy tym nie tylko tzw. puste faktury, czyli dokumenty dotyczące zdarzeń gospodarczych, które w ogóle nie miały miejsca.

Do tej kategorii zaliczają się również faktury zawierające nieprawidłowe dane dotyczące:

• wartości transakcji,
• jej przedmiotu,
• ilości towarów lub usług,
• dat realizacji świadczenia,
• stron biorących udział w transakcji.

Jeśli organ ustali, iż faktura została wystawiona przez podmiot inny niż rzeczywisty dostawca towaru lub usługi, nabywca zostanie pozbawiony możliwości odliczenia VAT.

Co istotne, organy podatkowe często kwestionują rozliczenia podatników nie z powodu ich własnych uchybień, ale ze względu na nieprawidłowości stwierdzone u kontrahentów lub innych podmiotów występujących na innych etapach w łańcuchu dostaw.

Podatnik, który nieświadomie dokonał transakcji, w której na wcześniejszym etapie doszło do nieprawidłowości związanych z podatkiem VAT, może stanąć w obliczu poważnych konsekwencji finansowych i prawnych.

Nierzetelne faktury a prawo do odliczenia VAT – konsekwencje i ryzyka dla przedsiębiorcy

Odmowa prawa do odliczenia VAT z faktur uznanych za nierzetelne to dopiero początek problemów, z jakimi musi zmierzyć się przedsiębiorca.

Poza koniecznością uregulowania zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, podatnikowi grozi nałożenie dodatkowego zobowiązania podatkowego, czyli tzw. sankcji VAT. Sankcja ta może wynieść do 30% kwoty zaniżenia zobowiązania lub zawyżenia zwrotu, a w przypadkach powiązanych z nierzetelnymi fakturami lub oszustwami podatkowymi – nawet 100% tej kwoty.

Sankcja VAT ma charakter represyjny i stanowi dodatkowe, bardzo dotkliwe obciążenie finansowe, które może zachwiać stabilnością finansową przedsiębiorstwa.

Należy podkreślić, że organy podatkowe podchodzą do kwestii nierzetelnych faktur i odliczania VAT restrykcyjnie. Wynika to z faktu, że zwalczanie oszustw w podatku VAT jest traktowane jako priorytet Krajowej Administracji Skarbowej. W konsekwencji nawet podatnik, który działał w dobrej wierze i nie miał świadomości uczestnictwa w transakcji powiązanej z oszustwem, musi liczyć się z tym, że jego rozliczenia zostaną poddane szczegółowej weryfikacji.

Skuteczne wybronienie się z zarzutów wymaga naprawdę mocnych i dobrze udokumentowanych działań ze strony podatnika. Organy nie poprzestają na ogólnikowych wyjaśnieniach, lecz oczekują konkretnych dowodów na dochowanie należytej staranności.

Dodatkowym ryzykiem jest wszczęcie postępowania karnego skarbowego. Zarzuty mogą obejmować m.in.:

• oszustwo podatkowe (art. 56 KKS),
• nierzetelne prowadzenie ksiąg (art. 61 KKS),
• wystawienie lub posługiwanie się nierzetelną fakturą (art. 62 KKS),
• a w najpoważniejszych sprawach – nawet zarzuty z art. 270a Kodeksu karnego, zagrożone karą pozbawienia wolności do lat 20.

Odpowiedzialność karna skarbowa w zakresie VAT może dotyczyć osób pełniących funkcje zarządcze, głównych księgowych i dyrektorów finansowych.

Jak rozpoznać nierzetelne faktury i skutecznie ochronić swój biznes podczas kontroli

W praktyce podatnik często nie jest w stanie samodzielnie zidentyfikować nierzetelnej faktury. Dokumentacja transakcji może być formalnie poprawna, a nieprawidłowości ujawniają się dopiero na etapie kontroli podatkowej lub celno-skarbowej.

Co więcej, ewentualne nieprawidłowości w zakresie VAT często pojawiają się na wcześniejszych etapach transakcji – etapach, o których podatnik nie ma i nie może mieć wiedzy.

Tymczasem organ przyjmuje pewne założenie: skoro podmiot na wcześniejszym etapie obrotu okazał się nierzetelny i nie mógł prowadzić rzetelnej działalności gospodarczej, to nie mógł dokonać dostawy na rzecz swojego odbiorcy, a ten odbiorca z kolei nie mógł dokonać dostawy na rzecz kolejnego podatnika.

W ten sposób organ kwestionuje rzetelność całego łańcucha dostaw, przerzucając konsekwencje cudzych nieprawidłowości na uczciwych przedsiębiorców. Dlatego tak ważne jest wdrożenie odpowiednich procedur weryfikacyjnych jeszcze przed nawiązaniem współpracy z nowym kontrahentem. Zakres tej weryfikacji powinien być adekwatny do rodzaju i rozmiaru transakcji oraz branży, której transakcja dotyczy.

W branżach, które częściej wiążą się z nieprawidłowościami podatkowymi, m.in. takich jak:

• branża energetyczna,
• paliwowa,
• handel metalami,
• organy oczekują znacznie szerszej weryfikacji kontrahenta.

Gdy kontrola podatkowa jest już w toku, kluczowe znaczenie ma profesjonalna pomoc prawna. Przedsiębiorca powinien aktywnie uczestniczyć w czynnościach kontrolnych, składać wyjaśnienia i wnioski dowodowe, a przede wszystkim budować spójną argumentację od samego początku postępowania.

Każdy błąd popełniony na etapie kontroli może mieć daleko idące konsekwencje w postępowaniu podatkowym, a następnie przed sądami administracyjnymi.

Nierzetelne faktury a należyta staranność: jak się bronić przed zarzutami?

Pojęcie należytej staranności odgrywa kluczową rolę w sporach dotyczących prawa do odliczenia VAT z zakwestionowanych faktur.

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, podatnik nie może zostać pozbawiony prawa do odliczenia podatku naliczonego, jeżeli nie wiedział i przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wiedzieć, że uczestniczy w transakcji stanowiącej element oszustwa podatkowego.

To na organach podatkowych spoczywa obowiązek wykazania, że podatnik wiedział lub powinien był wiedzieć o nieprawidłowościach, a nie odwrotnie. Problem polega jednak na tym, że w polskiej praktyce standard należytej staranności jest oceniany rygorystycznie. Organy podatkowe nie uznają za wystarczające ograniczenie się do tzw. weryfikacji formalnej, czyli sprawdzenia, czy kontrahent figuruje w KRS, jest czynnym podatnikiem VAT czy widnieje na białej liście.

Oprócz tego oczekują przeprowadzenia weryfikacji transakcyjnej – obejmującej m.in. ustalenie:

• czy kontrahent realnie prowadził działalność,
• czy posiadał biuro, magazyn lub zaplecze niezbędne do realizacji transakcji,
• czy podatnik znał osoby go reprezentujące i sprawdził jego siedzibę,
• czy kontrahent dysponował zasobami adekwatnymi do skali deklarowanej działalności.

Wymogi stawiane w trakcie kontroli celno-skarbowej czy postępowania podatkowego są często daleko idące i nierzadko wykraczają poza to, co wynika z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Dlatego tak ważne jest skrupulatne przygotowanie się do sporu z organem podatkowym.

Praktyka pokazuje, że skuteczna obrona przed odmową prawa do odliczenia VAT wymaga połączenia kilku elementów:

• szczegółowej analizy materiału dowodowego,
• wykazania rzeczywistego charakteru transakcji,
• udowodnienia dobrej wiary podatnika,
• argumentacji opartej na orzecznictwie TSUE i polskich sądów administracyjnych.

Trybunał wielokrotnie podkreślał, że organy podatkowe nie mogą w sposób generalny wymagać od podatnika, aby ten badał, czy jego dostawca dysponuje towarami i jest w stanie je dostarczyć, ani czy wywiązuje się z obowiązku składania deklaracji i zapłaty VAT. Tego rodzaju obowiązki spoczywają na organach, a nie na podatnikach.

W sprawach dotyczących nierzetelnych faktur i odmowy prawa do odliczenia VAT nieocenione znaczenie ma wsparcie doświadczonego pełnomocnika, który łączy wiedzę z zakresu prawa podatkowego z doświadczeniem w sprawach karnych skarbowych.

Kompleksowe podejście do sprawy, uwzględniające zarówno aspekty podatkowe, jak i karnoskarbowe, wzmacnia ochronę interesów przedsiębiorcy i pomaga minimalizować ryzyko finansowe.

Kancelaria Chmielniak Adwokaci specjalizuje się w prowadzeniu tego rodzaju sporów, zapewniając profesjonalną reprezentację na każdym etapie postępowania – od kontroli podatkowej, przez postępowanie odwoławcze, aż po sądy administracyjne.